Korte Keten

Inkoop

Boeren 

De inkoop bij Boeren voor Buren begint in de lokale regio, met een sterke focus op de korte keten. De boeren hadden tonnen overschotten aan groente en fruit en wilden deze sociaal maatschappelijk wegzetten. Het doel was om zoveel mogelijk producten direct van de boer naar de consument te brengen, zonder tussenkomst van grote tussenhandelaren. Dit bevordert niet alleen de lokale economie, maar draagt ook bij aan de verduurzaming van de voedselketen. 

De samenwerking met boeren is van groot belang voor Boeren voor Buren, omdat het de mogelijkheid biedt om seizoensgebonden, lokale producten aan te bieden. We streven ernaar boeren een eerlijke prijs te bieden voor hun producten, wat hen een extra verdienmodel geeft voor de ‘buitenbeentjes’. Echter, er is een uitdaging: de prijs die we boeren betalen, is voor veel van onze klanten moeilijk te betalen, zeker wanneer de prijs niet in lijn is met de lagere prijzen die de supermarkt hanteert.

Omdat we nog niet voldoende schaal hebben weten te bereiken, hebben we de marge niet altijd laag genoeg kunnen houden om de producten voor onze doelgroep betaalbaar te maken. Het kost een boer namelijk meer tijd en geld om twee kratjes appels klaar te zetten in plaats van een pallet appels, gezien de efficiëntie in het wassen en verpakken. Dit maakt het moeilijk om een evenwicht te vinden tussen het bieden van eerlijke prijzen voor boeren en het toegankelijk houden van de producten voor de gezinnen die onze hulp het hardst nodig hebben. 

Doordat wij constant op zoek zijn geweest naar deze balans en tegelijkertijd hebben geëxperimenteerd met verschillende doelgroepen, zijn de marges flink op en neer gegaan over de jaren heen. Figuren 1 en 2 geven dat weer voor zowel B2C- als B2B-verkopen. 

Figuur 1

Marges bij individuele huishoudens (B2C)

Figuur 2

Marges bij sociale initiatieven (B2B)

Hoewel het grotendeels is gelukt om een marge te behalen op de inkoop, is dit niet genoeg geweest om alle bijkomende kosten voor bijvoorbeeld personeel, logistiek en huur te dekken. Om een beeld te schetsen: de inkoopkosten waren slechts 20% van de totaal gemaakte kosten voor de hele operatie. Opmerkelijk is dat er in 2022 geen B2B omzet is verwezenlijkt en in 2023 deze ook lager lag de inkoopkosten. Boeren voor Vluchtelingen bracht namelijk geen omzet op. We doneerden de groente en fruit op basis van de gedoneerde bedragen aan Boeren voor Buren om dit mogelijk te maken. 

Het is een constante uitdaging om de kosten te verlagen, terwijl we tegelijkertijd de integriteit van het systeem, waarin boeren een eerlijke prijs ontvangen, wilden behouden.

In deze korte keten verliepen de contacten met de boeren via Flevofood, een Flevolandse coöperatie van boeren. Dit betekende dat we weinig rechtstreeks contact hadden met de boeren zelf, wat de communicatie vergemakkelijkte doordat we met één contactpersoon voor alle boeren werkten. Dit maakte de inkoopprocessen echter minder transparant.

Lessen die we hieruit hebben getrokken:

De korte keten zou geoptimaliseerd en verkort kunnen worden door direct contact te leggen met de boeren en een eigen netwerk op te bouwen. Dit zou het aantal schakels verminderen en ervoor zorgen dat de inkoopprijs rechtstreeks naar de boeren gaat. Dit brengt echter ook logistieke uitdagingen met zich mee.

Er zouden duidelijkere afspraken gemaakt moeten worden. Aan het begin van het project werd verwacht dat Boeren voor Buren een groot succes zou worden, met oplopende volumes. De realiteit was anders, waardoor afspraken aangepast moesten worden. Er was echter niets schriftelijk vastgelegd, wat leidde tot onduidelijkheid en conflicten die de samenwerking bemoeilijkten. Advies: Zorg ervoor dat afspraken duidelijk op papier staan en plan tussentijdse evaluatiemomenten in.

Om de prijs laag te houden, kunnen de volgende strategieën helpen:

• Met de seizoenen mee bestellen: door seizoensgebonden in te kopen, profiteer je van de beste prijzen.
• Focus op overschotten en afgekeurde producten: met vrijwilligers kun je heel wat kosten besparen in de keten. 
• Dagprijzen hanteren voor wisselende producten: dit zorgt ervoor dat je koopt op het juiste moment, de goedkoopste periode.
• Jaarprijzen hanteren voor producten die het hele jaar door in het assortiment zitten, met voldoende marge zodat er ruimte is om met de markt mee te bewegen bij de verkoop van losse producten.

Tot slot is het belangrijk om data bij te houden in alle fasen van het proces. Door na verloop van tijd beter inzicht te krijgen in hoeveel je overhoudt, kun je effectiever inkopen en verliezen minimaliseren.

Groothandels

Hoewel de focus bij Boeren voor Buren lag op de korte keten en het ondersteunen van lokale boeren, werd er doorheen de jaren geëxperimenteerd met groothandels om het aanbod te diversifiëren en grotere hoeveelheden te kunnen leveren. Groothandels spelen een belangrijke rol bij het vullen van de productrange die niet altijd lokaal beschikbaar is, zoals bepaalde groente, fruitsoorten en internationale producten die belangrijk zijn voor de doelgroep.

Samenwerken met groothandels biedt voordelen zoals schaalvoordelen, een breder aanbod en de mogelijkheid om producten die anders niet beschikbaar zouden zijn, in te kopen tegen een gunstige prijs. Groothandels zoals Staay Food Group, Eosta, Dole en Veggiebox leveren hoogwaardige producten die passen bij de visie van Boeren voor Buren: verse, seizoensgebonden producten tegen een betaalbare prijs. 

Bovendien kennen groothandels afgekeurde producten, zoals een beschimmelde sinaasappel in een krat met overwegend goede vruchten, of appels met een deukje, die zij tegen lagere prijzen kunnen aanbieden. Dit biedt ons de mogelijkheid om producten die anders weggegooid zouden worden of verkocht worden op verschillende markten, op een duurzame manier in te kopen en beschikbaar te stellen voor onze klanten.

Hoewel dit de kosten verlaagt, vormt het ook een uitdaging. Het aanbod van afgekeurde producten is vaak onvoorspelbaar en het is niet altijd mogelijk om consistent te voldoen aan de vraag van klanten. Daarnaast speelt de kwaliteit van deze producten soms een rol in de klanttevredenheid, wat het moeilijk maakt om dit aanbod in grote mate te verankeren binnen ons systeem.

Het inschakelen van groothandels maakt het mogelijk om grotere hoeveelheden in te kopen tegen lagere prijzen, wat belangrijk is voor het leveren aan zowel de B2C-markt als de B2B-klanten (sociale voedselinitiatieven). Wat groothandels bovendien voordelig maakt, is dat de logistiek vaak al veel efficiënter is dan bij de boeren. In tegenstelling tot de situatie bij de boeren, waar we afhankelijk zijn van meerdere locaties en een complexer ophalen van de producten, hebben groothandels vaak alles al gecentraliseerd en kunnen ze de goederen direct leveren. Dit zorgt ervoor dat we niet zelf het transport van verschillende boeren naar onze distributiepunten hoeven te organiseren, wat aanzienlijk kosten en tijd bespaart.

Logistiek

De logistiek in de korte keten kent meerdere uitdagingen die impact hebben op de efficiëntie en de kostenstructuur. Een van de belangrijkste problemen is de relatief kleine hoeveelheid die we moeten verwerken in vergelijking met de massale processen van de internationale keten. Dit zorgt ervoor dat de processen trager gaan en dat het moeilijker is om de versheid van producten te waarborgen. Vooral als we werken met verse producten zoals groente en fruit, kan het lastig zijn om de kwaliteit en versheid tijdens transport en opslag te behouden.

Een specifiek probleem is het koel houden van de producten in verschillende fasen van het proces. In buurthuizen is er vaak geen koeling beschikbaar en gezien beschikbaarheid en prijzen, moesten we het voedsel de dag vooraf leveren, wat niet ideaal is voor de versheid. Ook in het distributiecentrum, waar we wel koeling hadden, is het een uitdaging om de juiste temperatuur te handhaven, vooral als de producten al wat ouder zijn. Dit resulteert vaak in een lagere kwaliteit en dus ook een verhoogd risico op voedselverspilling.

Daarnaast hebben we te maken met het verlies van fust. Door het gebruik van kratten en pallets als verpakking, was het in de beginjaren een uitdaging om een goed overzicht te houden. We rekenden namelijk de prijs van emballage nooit door aan de klant (B2C en B2B). Het gevolg was een verlies van fust ter waarde van ongeveer €4.750, wat een extra kostenpost voor ons betekende. Dit verlies konden we niet doorrekenen aan de buurthuizen, aangezien er geen financiële ruimte was om de kosten door te berekenen, wat leidde tot extra verlies voor ons initiatief. Het zou je verbazen waar iemand een krat allemaal voor kan gebruiken 😉 

Al deze logistieke complicaties laten zien hoe belangrijk het is om de logistiek efficiënt te organiseren en te werken met partners die de infrastructuur en middelen hebben om deze uitdagingen te verkleinen.

Groothandels in de korte keten: drie belangrijke adviezen

1. Efficiëntie en schaalvoordelen: Boeren voor Buren zou mogelijk nog een kans op slagen hebben, als we hadden meegevaren op het groothandel proces. Groothandels beschikken over de logistieke infrastructuur en schaalvoordelen die ons in staat stellen om producten efficiënter in te kopen en te distribueren. Dit maakt het mogelijk om de kosten te verlagen en de levering op grotere schaal te realiseren. 
2. Samenwerkingsmodellen en afspraken: het is belangrijk om duidelijke samenwerkingsmodellen en afspraken te maken met boeren én groothandels. De groothandel kan bijvoorbeeld helpen bij het verkrijgen van producten die anders mogelijk verloren zouden gaan, zoals cosmetisch imperfecte groenten en fruit, tegen lagere prijzen. Zorg dat op voorhand een gelijk begrip bestaat bij wat cosmetisch imperfect voor elk ieder betekent.
3. Logistieke ondersteuning en risicovermindering: groothandels kunnen ook de logistiek ondersteunen door gebruik te maken van hun bestaande distributienetwerken. Dit verlaagt niet alleen de kosten voor het ophalen van producten bij verschillende boeren, maar helpt ook bij het spreiden van risico’s in het voorraadbeheer of voedselveiligheid. 

Verkoop

Een belangrijke les die we hebben geleerd bij Boeren voor Buren is dat het al dan niet succes van ons initiatief sterk afhankelijk is van de juiste samenwerkingen, verkoopkanalen en marketingstrategieën. Hier zijn enkele van de belangrijkste inzichten:

1. Het belang van partnerschappen voor B2C
   In de beginjaren speelden partners zoals de gemeente (team stadspas) en sociale initiatieven een cruciale rol in het bereiken van onze doelgroep én de doelgroep zelf (zie figuur 3). Door deze samenwerkingen konden we gezinnen met een laag inkomen toegang geven tot betaalbaar voedsel. Echter, na verloop van tijd verloren we sommige van deze partners, wat leidde tot het wegvallen van marketingkracht. De les is dat langdurige partnerschappen essentieel zijn, maar ook dat we eigen marketingkanalen gestuurd door de klanten moeten ontwikkelen om onze doelgroep te blijven bereiken. Lees hierover meer binnen het thema ‘Doelgroep’.

Figuur 3

Stadspas advertentie Facebook

2. Onzekerheid in B2B-verkoop
   Het ontbreken van vaste afnamecontracten met B2B-partners creëerde onzekerheid voor ons, vooral omdat we afhankelijk waren van week tot week bestellingen. Dit maakte het moeilijk om de volumes te voorspellen en betrouwbare leveringen te garanderen. We hebben geleerd dat het cruciaal is om afnamegaranties te hebben om te kunnen plannen en stabiliteit te creëren voor zowel de inkoop als de logistiek.
3. Het potentieel van nieuwe markten
   Hoewel we veel hebben geleerd van het huidige verkoopmodel, hebben we ook het potentieel ontdekt voor nieuwe kanalen, zoals markten en de horeca. Deze kanalen bieden kansen om direct met consumenten en bedrijven in contact te komen en kunnen ons helpen om zowel B2C- als B2B-verkopen te vergroten. Deze markten kunnen ook de naamsbekendheid vergroten en tegelijkertijd nieuwe inkomstenstromen (met hogere marges) openen.

In het algemeen hebben we geleerd dat flexibiliteit en het blijven zoeken naar nieuwe kansen essentieel zijn voor de blijvende kracht van Boeren voor Buren.

Overschot

Boeren voor Buren is een initiatief dat altijd actief op zoek is geweest naar manieren om overschotten te verwaarden. Of het nu gaat om overschotten bij boeren, groothandels of ons eigen initiatief, het doel is altijd geweest om verspilling te voorkomen en het voedsel daar te krijgen waar het nodig is.

Onze processen voor het beheren van overschotten
Onze aanpak bij het omgaan met overproductie en overschotten draait om creativiteit en samenwerking:

1. Samenwerking met boeren en groothandels: we hebben altijd actief gezocht naar mogelijkheden om overschotten van lokale boeren en groothandels te verwaarden. Dit heeft geleid tot waardevolle partnerschappen, waarbij we overschotten konden inkopen tegen lagere prijzen en deze vervolgens via onze distributiekanalen aanbieden. Hierdoor konden we de producten alsnog een bestemming geven en voedselverspilling tegengaan. Hoewel het sorteren van producten met behulp van vrijwilligers enkele uitdagingen met zich meebracht, zoals het omgaan met schimmel, het werken met kwetsbare producten zoals bessen die met de blote hand gesorteerd moesten worden, waren deze obstakels een waardevol leermoment voor ons. Het benadrukte de complexiteit van het proces, maar ook het belang van zorgvuldige handelingen (opzetten van een HACCP handleiding) en de inzet van gemotiveerde vrijwilligers om voedselverspilling tegen te gaan.
2. Eigen overschotten: als initiatief hebben we zelf ook te maken met overschotten, wat vaak het resultaat is van overtollige inkoop of een inschatting van producten die mogelijk afgekeurd zullen worden. In zulke gevallen zoeken we actief naar manieren om de producten alsnog te verwaarden. Dit doen we bijvoorbeeld door overtollige producten te doneren aan sociale initiatieven of ze tegen een gereduceerde prijs aan te bieden. Op deze manier voorkomen we dat voedsel verloren gaat. Als laatste optie kunnen de producten worden gebruikt als diervoeder of op de composthoop belanden. 

Onze cijfers: wat is er nu verloren gegaan?
We hebben geconstateerd dat onze data over de jaren 2020 tot en met 2023 verspreid en soms onnauwkeurig zijn bijgehouden. Voor 2024 kunnen we echter een beter beeld schetsen. In dat jaar werd in totaal 2.016,67 kg als afval bestempeld en 1.573,39 kg als overschot. 

• Het afval werd afhankelijk van de kwaliteit naar de dieren of de composthoop gebracht.
• De overschotten werden deels verkocht en deels gedoneerd. Naar schatting kon 38% van de overschotten nog worden verkocht, terwijl de rest of bewaard werd voor de volgende week of werd gedoneerd aan sociale initiatieven. Dit toont aan hoe we geprobeerd hebben voedselverspilling zo veel mogelijk te minimaliseren en tegelijkertijd sociale impact te maken.

Ondanks onze inspanningen om overschotten zo goed mogelijk te verwaarden, is er onvermijdelijk een bepaald percentage verlies. Dit verlies komt voort uit verschillende factoren, zoals slechte opslagomstandigheden en de onvoorspelbaarheid van vraag en aanbod. De beperkte opslagcapaciteit en onbetrouwbare koeling van ons initiatief heeft geleid tot verslechtering van producten en weinig kans op opschaling naar andere levermomenten.

Afdronk

De opzet van een korte voedselketen is geen gemakkelijke opgave, maar het biedt immense kansen om zowel lokaal als sociaal impact te maken. Stichting Boeren voor Buren heeft de afgelopen jaren bewezen dat het mogelijk is om kwetsbare huishoudens te verbinden met lokale, duurzame producten en daarbij tegelijkertijd de nodige economische en logistieke uitdagingen aan te gaan. De lessen die we hebben geleerd en die we delen via Knollen voor Citroenen, kunnen andere initiatieven en organisaties helpen om verder te bouwen aan een sterkere, meer verantwoorde voedselsector. 

Laten we samen blijven bouwen aan een voedselecosysteem dat meer is dan alleen handel – een systeem waarin solidariteit, duurzaamheid en verbondenheid centraal staan.

Deze boeken hebben onze leercurve tijdens Boeren voor Buren over de korte keten geholpen:

• Andere Kost door Jaap Seidell en Jutka Halberstadt
• Boter, kaas en havermelk door Joris Lohman

Deze boeken, gecombineerd met onze praktijkervaringen, hebben ons geholpen om de uitdagingen en kansen van het opzetten van een lokale, duurzame voedselketen beter te begrijpen. Ze bieden waardevolle inzichten die we graag willen delen met anderen die een soortgelijk pad willen bewandelen. Door het combineren van theorie met praktijk, hebben we geleerd hoe belangrijk het is om een balans te vinden tussen economie, ecologie en sociale impact.

Zoals Seidell en Halberstadt treffend zeggen: “Voeding is niet alleen een kwestie van vullen, maar van verbinden. Wat we eten bepaalt wie we zijn en hoe we met onze omgeving omgaan.”