Fondsenwerving

In deze verdeling is Kansen voor West een belangrijke financier met betrekking tot de toegezegde subsidies en Rabobank is verantwoordelijk voor meer dan 85% van de financiering die binnen is gekomen via bedrijven. 

Hoe deze verwezenlijking tot stand is gekomen en welke lessen we uit onze ervaring hebben getrokken vind je in dit hoofdstuk terug

Financieringsmix

Omzet

Omzet kan gegenereerd worden door de verkoop van producten of diensten, zoals tickets voor evenementen of merchandise. In ons geval genereerden we omzet door groente en fruit tegen lage prijzen te verkopen. Deze verkoop helpt niet alleen de organisatie financieel, maar ondersteunt ook onze missie om gezonde voeding toegankelijk te maken voor iedereen.

Daarnaast kunnen evenementen, markten en samenwerkingen met bedrijven extra omzet opleveren. Platforms zoals Eventbrite voor ticketverkoop en e-commerce platformen voor producten zijn ook effectieve manieren om de omzet te verhogen.

Door een of meerdere verkoopstrategieën te combineren met fondsenwerving, konden we de organisatie financieel versterken en tegelijkertijd onze doelen blijven ondersteunen.

Subsidies

Op het gebied van subsidies kunnen we grofweg onderscheid maken tussen de volgende vormen:

1. Subsidie: dit is een bijdrage van de overheid (bijvoorbeeld het ministerie, de provincie, de Europese Unie of een andere organisatie die geld van de overheid ontvangt) die niet terugbetaald hoeft te worden. Subsidies zijn vaak bedoeld voor specifieke doelen, zoals maatschappelijk werk of milieu-initiatieven.
2. Fiscale subsidie: hierbij gaat het om een afwijkende fiscale behandeling die extra voordelen biedt, waarvoor aparte aanvragen ingediend moeten worden.
3. Lening/krediet: dit is een bijdrage die wel terugbetaald moet worden, hetzij op korte, hetzij op lange termijn. De lening kan al dan niet rentedragend zijn en kan al dan niet tussentijds opgezegd worden.
4. Garantie: dit betreft de bereidverklaring van een partij, meestal de overheid, om verplichtingen over te nemen als de aanvrager zijn verplichtingen niet kan nakomen.
5. Participatie: dit betreft de deelname in het aandelenkapitaal van een onderneming, vaak gecombineerd met een achtergestelde of converteerbare lening.

Stichting Boeren voor Buren heeft enkel ervaring met subsidies, op gemeentelijk en Europees niveau. Subsidies zijn per definitie publieke financiering: het geld komt van de overheid. Dit kan de Rijksoverheid (ministeries), de Europese Unie of een andere overheidsorganisatie zijn. 

Wanneer het om Europese subsidies gaat, kunnen we kiezen om deze te classificeren onder de Algemene Groepsvrijstellingsverordening (AGVV) of de de-minimisverordening. Er gelden strengere regels voor AGVV, waardoor de de-minimisverordening voor Stichting Boeren voor Buren de voorkeur had. Dit komt omdat de verantwoording voor AGVV veel tijd en middelen kost, iets wat moeilijk haalbaar is met een klein team. Bovendien is er een grens aan de hoeveelheid subsidies die als de-minimissteun geaccepteerd kunnen worden, namelijk €300.000 over een periode van drie belastingjaren.

Het opstellen van subsidieaanvragen en het onderhouden van deze aanvragen vraagt veel tijd en specifieke kennis van het subsidielandschap, wat meer expertise vereist dan fondsen en donaties. Tot nu toe heeft Boeren voor Buren dit in-house gedaan. De benodigde expertise is aanwezig, maar de tijd om voldoende aanvragen op te stellen en in te dienen is vaak beperkt.

Kiezen voor subsidies betekent vaak ook kiezen voor strengere verantwoording. Subsidieaanvragen vereisen gedetailleerde rapportages, nauwkeurige gegevensverzameling en het bijhouden van specifieke resultaten. Dit kan veel tijd kosten en vereist extra administratie (tot soms prijzige onafhankelijke accountantsverklaringen), maar biedt wel financiële zekerheid en ondersteuning voor projecten. Het is belangrijk om deze extra verantwoordelijkheden in overweging te nemen bij het aanvragen van subsidies.

Fondsen

Een andere belangrijke financieringsbron is het aanvragen van fondsen. Persoonlijke benaderingen blijken vaak een meerwaarde te zijn bij fondsenwervende organisaties, al is dit niet altijd het geval.

Er zijn drie soorten fondsen:

1. Geldwervende fondsen: fondsen die specifiek zijn opgezet om geld in te zamelen voor goede doelen of specifieke projecten.
2. Loterijfondsen: fondsen die voortkomen uit de opbrengst van loterijen en prijsvragen, vaak met een maatschappelijk doel.
3. Vermogensfondsen: fondsen die bijdragen aan projecten door een deel van hun vermogen beschikbaar te stellen.

Tot nu toe heeft Boeren voor Buren voornamelijk samengewerkt met vermogensfondsen en geldwervende fondsen. Deze fondsen hebben vaak langdurige relaties met de organisatie en kunnen grotere bijdragen leveren, afhankelijk van het project en de impact die het heeft. Wat betreft loterijfondsen hebben we ervaren dat de organisatie qua omvang te klein is voor deze bronnen en vaak (nog) niet in aanmerking kwam. Zo wordt er bij de Postcode Loterij een minimum aan €800.000,- eigen fondsenwerving verwacht als cofinanciering van je aanvraag.  

De aanvraagprocedures voor fondsen zijn vaak sneller en eenvoudiger dan die voor subsidies, maar de bedragen die beschikbaar zijn, liggen doorgaans lager. Dit kan echter een goede aanvulling zijn op andere financieringsbronnen, zoals subsidies, vooral voor kleinere projecten.

Ook bij fondsen geldt een verantwoordingsplicht. De verantwoording is meestal minder complex dan bij subsidies, maar het vereist nog steeds gedetailleerde rapportages. Het voordeel is dat voor meerdere fondsen vaak een vergelijkbaar verantwoordingsformat kan worden gebruikt, met enkele inhoudelijke aanpassingen, zoals de specifieke focus van de aanvraag en de realisatie van de begroting. Dit maakt het mogelijk om efficiënter en sneller te rapporteren, wat tijd en middelen bespaart.

Donaties en bedrijven

Donaties van bedrijven en individuen bieden aanvullende financieringsmogelijkheden. Er zijn verschillende manieren om deze vorm van ondersteuning te verkrijgen, waaronder:

• Netwerkevents en markten: dit zijn uitstekende gelegenheden om donaties te verwerven en de naamsbekendheid van de organisatie te vergroten. In 2024 hebben we als voorbeeld een fundraising georganiseerd. We nodigden al onze partners uit om kennis te maken met ons nieuwste initiatief: De Gezonde Schakel. De ingang was gratis, maar alle opbrengst van de dag, afkomstig van bijvoorbeeld een veiling, werd gedoneerd aan de stichting. 
• Automatische incasso’s met belastingvoordeel: door gebruik te maken van de ANBI-status (Algemeen Nut Beogende Instelling) kunnen donateurs belastingvoordeel krijgen bij het doen van een periodieke donatie. Door een overeenkomst van 5 jaar af te sluiten kan de bijdrage zelfs volledig worden afgetrokken van de inkomstenbelastingen van de donateur en weet je exact (mits uitzonderingen) welke bijdrage je vijf jaar lang kunt verwachten. Meer informatie vind je bij het thema organisatie. 

Bovendien is een ANBI-status vaak een vereiste om in aanmerking te komen van een fonds. Een win-win dus als je deze status kunt verwerven. 

• Samenwerkingen met bedrijven: partnerschappen met bedrijven zoals Rabobank en Henkel hebben geholpen om zowel middelen als aandacht voor het doel te genereren.
• Feestdagen: mensen zijn vaak vrijgeviger rondom feestdagen, waardoor er extra kansen zijn voor campagnes en inzamelacties. In december 2023 lanceerden we onze campagne Goede Buren (zie Figuur 2). We verspreidden het onder ons eigen netwerk via Facebook, Instagram, LinkedIn, Whatsapp en e-mail. In totaal leverde het €4.776 op.  

Figuur 2

Campagne Goede Buren

• Bedrijven via kennissen: bedrijven kunnen ook via netwerkcontacten en kennissen betrokken raken bij de organisatie. Warme contacten hebben namelijk meer slaagkansen.
• Locaties en vrijwilligerswerk: bedrijven kunnen ook bijdragen door medewerkers aan te moedigen om vrijwilliger te worden, vaak in ruil voor een kleine vergoeding per persoon. Uit ervaring is bijvoorbeeld €20 per persoon haalbaar gebleken voor een middag vrijwilligerswerk en €50 per persoon kan nog steeds haalbaar zijn voor een dag, inclusief lunch.
• Platformen: er zijn verschillende platforms die kunnen helpen bij het verkrijgen van donaties en het mobiliseren van steun voor een organisatie:
  • Benevity is een platform waarmee bedrijven hun medewerkers kunnen aanmoedigen om maatschappelijk betrokken te raken, bijvoorbeeld door het doen van donaties of het aanbieden van vrijwilligerswerk.
  • The Social Handshake biedt een eenvoudige manier om goede doelen direct vanuit je salaris te steunen via LoonGift. Als werknemer kies je zelf de doelen en het bedrag en de donaties worden automatisch van je salaris afgetrokken.

Door een combinatie van subsidies, fondsen en donaties aan te vullen op eigen bijdragen kan een organisatie haar omzet vergroten en een breder publiek bereiken. Het vereist echter een doordachte aanpak, waarbij niet alleen de financiering zelf, maar ook de manier waarop de relaties worden onderhouden, van cruciaal belang is.

Hoe en waar te beginnen?

Hoe

Stappenplan voor het aanvragen van subsidies en fondsen

1. Maak een algemeen projectplan en begroting
Begin met het opstellen van een algemeen projectplan, waarin je de doelstellingen, aanpak en kosten van het project beschrijft. Maak ook een gedetailleerde begroting. Dit vormt de basis voor je aanvragen en helpt je structuur te geven aan je aanvraagproces.
Tips voor het ontwikkelen van een projectplan

• • Zorg voor SMART-doelstellingen en meetbare resultaten
  • Wees duidelijk over de rollen van samenwerkingspartners, bijvoorbeeld welke afspraken er zijn gemaakt
  • Voeg ondersteunende documenten toe, zoals letters of support (bijvoorbeeld van klanten). In bijlage vind je een voorbeeld hoe wij het gebruikt hebben. Alle klanten kregen van ons de vraag om drie redenen op te geven waarom ze van de diensten van Boeren voor Buren gebruik willen blijven maken. Dit werd vervolgens ingevuld en aan de aanvragen bij fondsen toegevoegd. 
  • Plan monitoring, evaluatie en borging van het project (hoe, wat, wie, wanneer/deadlines).

Werk samen: het schrijven van plannen is een interdisciplinair en iteratief proces. Het is nooit meteen goed en wordt nog beter wanneer je samen met andere betrokkenen, zoals teamleden of externe partners, je plannen maakt. 

 

2. Afwisseling: zoeken van geschikte regelingen

Tijdens het schrijven van het projectplan kun je ook beginnen met het zoeken naar geschikte regelingen. Het vinden van de juiste subsidies en fondsen gaat vaak hand in hand met het ontwikkelen van je projectplan als een iteratief proces, omdat dit je helpt om te bepalen welke regelingen goed aansluiten bij je doelstellingen.

• Gebruik trefwoorden zoals geografie (bijvoorbeeld Noord-Holland), doelgroep (zoals vluchtelingen), en thema (zoals voedsel) om subsidies en fondsen te vinden.
• Tip: een goed afgebakende doelgroep kan helpen om een aanvraag goedgekeurd te krijgen, maar zorgt ook voor minder flexibiliteit wanneer je wijzigingen wilt aanbrengen. Wees je bewust van de voor- en nadelen van deze afweging. 
• Beoordeel de regelingen op basis van:
  • Kans van toekenning: hoe waarschijnlijk is het dat je de subsidie krijgt? Hierdoor voorkom je dat je te veel tijd en energie zult steken in een subsidie aanvraag met weinig kans van slagen. 

Voorbeeld: als relatief klein sociaal initiatief hebben wij een aanvraag ingediend bij ESF+, een fonds waar het ging om een bedrag van maar liefst 18 miljoen euro. We namen het daarbij op tegen grote partijen zoals het Rode Kruis en de Vereniging van Nederlandse Voedselbanken. Om onze aanvraag zo sterk mogelijk te maken, hebben we dag en nacht gewerkt aan een uitgebreid plan en veel cofinanciering georganiseerd, klaar om in te zetten zodra de aanvraag zou worden goedgekeurd.

Achteraf bleek dat we geen schijn van kans hadden. We waren niet op de hoogte van wie onze concurrenten waren en niemand had ons verteld dat deze aanvraag niet geschikt voor ons was — iets waar we zelf ook niet naar gevraagd hadden. Dit leidde tot een enorme teleurstelling en het gevoel van verloren tijd.

Advies: informeer vooraf of je kans maakt. Stel vragen over de geschiktheid van je aanvraag en over de competitie waarmee je te maken hebt, zodat je een realistische inschatting kunt maken van je mogelijkheden. Dit voorkomt onnodige inspanningen en teleurstellingen.

• Deadline en aanvraag vereisten: wat zijn de vereisten en de termijn voor de aanvraag?
• Vereisten voor rapportage: wat moet je rapporteren na de toekenning en dus nu al goed bijhouden? 

3. Excel-lijst bijhouden

Het bijhouden van je voortgang is essentieel. Bij stichting Boeren voor Buren gebruikten we een Excel-lijst om alle informatie overzichtelijk bij te houden. Dit helpt niet alleen om de status van elke regeling te volgen, maar ook om de details en contactgegevens van elke regeling te bewaren (bijvoorbeeld bij overdracht aan een andere collega). 

De volgende kolommen zijn handig om toe te voegen aan je Excel-bestand:

• Prio: prioriteit van de regeling (obv de deadline & kans op slagen)
• Organisatie: naam van de organisatie die de regeling aanbiedt
• Type financiering: subsidie, fonds, donatie (al dan niet gespecificeerd)
• Budget: het beschikbare budget voor de regeling
• Kans: de kans dat je aanvraag succesvol is
• Deadline: de uiterste datum voor het indienen van de aanvraag
• Contactpersoon: naam van de contactpersoon bij de organisatie
• Contactgegevens: e-mail en telefoonnummer van de contactpersoon
• Opmerking: aantekeningen over de regeling (bijvoorbeeld waar ze hun focus op leggen)
• Website: de link naar de regeling of organisatie
• Status: de voortgang van je aanvraag
• Aangevraagd budget: het budget dat je hebt aangevraagd
• Ontvangen budget: het budget dat je daadwerkelijk hebt ontvangen kan afwijken van het aangevraagde budget

Door dit overzicht bij te houden, kun je de aanvragen en de voortgang goed volgen en snel zien waar je prioriteit aan moet geven. 

Wij hebben alvast een algemeen template klaargezet in bijlage waar je mee aan de slag kunt. Niets die je nu nog tegenhoudt! 

4. Schrijf een korte introductietekst over je project

Schrijf een korte, algemene introductie tekst over je project. Dit helpt om je aanvraag snel en effectief te communiceren naar de subsidie- of fondsverstrekker. 

Verder kan het als voorselectie gebruikt worden om al dan niet een aanvraag in te dienen. 

5. Relevantie van gevonden subsidies/fondsen

Neem contact op met de betreffende organisatie via e-mail of telefoon en vraag of je project relevant is voor hun regeling.

• Reactie: beoordeel de kans op succes op basis van het gesprek. Indien de aanvraag kans van slagen heeft, maak je je projectplan specifieker op basis van de feedback die je krijgt.
• Geen reactie: stuur een vervolgmail met een meer gerichte vraag (bijvoorbeeld het aanvragen van het budget of het verstrekken van een algemeen projectplan en begroting). Opmerking: bij Boeren voor Buren kregen we soms ook aanvragen goedgekeurd zonder voorafgaand contact.

Waar

We hopen dat je met deze tips direct aan de slag kunt om een sterk projectplan op te stellen en daarbij een passende begroting te maken. Maar hoe vind je vervolgens de juiste fondsen en subsidies om je aanvraag in te dienen?

Hier zijn enkele voorbeelden:

1. Online platformen

Denk aan www.fondsenwervingonline.nl of FindNFund. Deze platforms bieden een breed overzicht van beschikbare subsidies en fondsen en is een goede startplaats om regelingen te vinden die aansluiten bij je project. Met behulp van je trefwoorden kun je efficiënter en effectiever op zoek naar geschikte regelingen. Zo bestaan er overigens meerdere websites waar je hetzelfde op kunt doen. 

1. Fondsenwerving boeken
   Er zijn verschillende boeken die lijsten met fondsen en subsidies bevatten, nuttig voor wie zelf een overzicht wil creëren. ‘Fondsenboek’ is daar een voorbeeld van, gebruikt door ons en wordt elk jaar bijgewerkt.  
2. Netwerken en websites van vergelijkbare initiatieven
   Zoek vergelijkbare projecten en vraag hen welke fondsen hen ondersteunden. Vaak vermelden deze initiatieven hun sponsoren en partners op hun website, wat een goed startpunt is. Wij voegen alvast onze (onvolledige) lijst toe in bijlage met onze zoektocht naar subsidies en fondsen van de afgelopen jaren.  

Door deze aanpak te volgen – het combineren van projectplanning en het zoeken naar fondsen – kun je je aanvraagproces efficiënt en gestructureerd aanpakken, met een helder overzicht van alle belangrijke gegevens en de voortgang van je aanvragen.

Verantwoording

“Dat bekijk ik nog wel, eens de aanvraag is goedgekeurd. Mensen voorzien van gezonde voeding, het werkelijk doen, is net iets dringender.” – Laura Viaene

Herken je deze woorden? “Begrijp me niet verkeerd, ik ben me ervan bewust dat geld of een investering nooit ‘gratis’ is en dat er altijd iets tegenover moet staan ter verantwoording. Echter heb ik al doende geleerd dat het wél degelijk prioriteit heeft.”

Tijdig beginnen

Voordat je akkoord gaat met een subsidie, is het cruciaal dat je al weet hoe je moet gaan verantwoorden en wat de kleine lettertjes zijn. Zorg ervoor dat je vanaf het begin de juiste data bijhoudt en dat je rekening houdt met bepaalde termijnen, zodat je financiële liquiditeit niet in gevaar komt.

Relatiebeheer

Het opbouwen en onderhouden van relaties met subsidiegevers en fondsen is essentieel. Zie ze niet alleen als geldgevers, maar als partners in jouw missie. Investeren in netwerken en lobbyen kan lange termijn voordelen opleveren. Stuur ook (ongevraagd) korte updates, zoals kwartaalrapportages, om de betrokkenheid te vergroten. Ook al krijg je niet meteen reactie, hebben we bij Boeren voor Buren geleerd dat het wel degelijk op prijs gesteld wordt en het kan als voorbereiding dienen op een belangrijke beslissing die later genomen zal worden. 

Voorbeeld 1: via Stadspas kregen we de mogelijkheid om een korting aan te bieden aan stadspashouders. Pas na twee maanden van het gebruik van deze kortingen dienden we onze verantwoording in en werden de ingediende passen gecontroleerd. Toen bleek dat er veel valse passen waren gebruikt, waardoor we niet alle kortingen vergoed kregen.

Als we tussentijds hadden gecontroleerd en de verantwoording eerder hadden ingediend, hadden we dit probleem waarschijnlijk kunnen voorkomen. Hoewel dit mogelijk had betekend dat we de kortingen voor onze klanten tijdelijk hadden moeten stopzetten, had het ons wel tijd en financiële middelen bespaard.

Tip: zorg bij kortingsacties altijd voor een real-time verificatiesysteem.

Voorbeeld 2: de verkoop van groente en fruit bleef de laatste maanden stabiel of daalde zelfs, zoals bleek uit de kwartaalrapportages. Het was dan ook geen verrassing dat er aspecten in het bedrijfsmodel niet werkten. Uiteindelijk hebben we het besluit genomen dat verdere pivots niet haalbaar waren en dat het idee van een zelfbedruipend initiatief niet realistisch was.

Indien gewenst, benoem je subsidiegevers en fondsen op je website, LinkedIn of andere platforms. Dit verhoogt niet alleen de zichtbaarheid van je initiatief, maar kan ook helpen om je netwerk uit te breiden en je impact te vergroten.

Blijf leren

Elke aanvraag is een kans om te leren. “Trial and error” hoort erbij. Het proces zal je uiteindelijk helpen om je aanvragen te verfijnen en succesvoller te maken. Daarnaast kan het volgen van een pitch-cursus een waardevolle investering zijn om je presentatie- en onderhandelingsvaardigheden verder te verbeteren.

Het ontwikkelen van een commerciële mindset, of ervaring in sales, kan ook nuttig zijn, omdat het je helpt om effectiever te communiceren, te overtuigen en de juiste mensen te bereiken. 

“Success is not final, failure is not fatal: it is the courage to continue that counts.”

— Albert Einstein