Vrijwilligers

Aantrekken van vrijwilligers

Over het algemeen hebben we enkele tips

1. Het aantrekken van vrijwilligers begint bij het communiceren van de maatschappelijke impact van jouw initiatief. Laat zien welke concrete verandering vrijwilligers teweegbrengen (bv. het aantal groente en fruit dat ze redden van verspilling) en hoe hun inzet een verschil maakt in het leven van kwetsbare gezinnen. 
2. Maak vacatures visueel aantrekkelijk door foto’s toe te voegen die de sfeer, samenwerking en resultaten van het werk weergeven. Dit maakt het persoonlijker en toegankelijker.
3. Biedt extra voordelen aan, zoals een geëngageerd team, tijd voor een praatje, koffie en gebak of vergoedingen. 

Individuen
Richt je op personen die intrinsiek gemotiveerd zijn om bij te dragen aan maatschappelijke doelen. Denk hierbij aan mensen die op zoek zijn naar betekenisvol werk, ouderen die graag actief blijven of studenten die praktijkervaring willen opdoen.

• Benadruk de persoonlijke voordelen van vrijwilligerswerk, zoals sociale contacten, ontwikkeling van vaardigheden en de kans om een verschil te maken.
• Wees duidelijk over de taken en verantwoordelijkheden, maar laat ook ruimte voor eigen inbreng.

Bedrijven
Bedrijven kunnen een waardevolle bron van vrijwilligers zijn. Dit geldt met name voor organisaties die maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) hoog in het vaandel hebben staan. 

Met de komst van de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) zijn grote bedrijven verplicht om te rapporteren over hun maatschappelijke impact. Vrijwilligerswerk biedt een toegankelijke manier om invulling te geven aan het sociale aspect van ESG (milieu, sociaal en governance).

Samenwerking met jouw initiatief helpt bedrijven:

• bij te dragen aan lokale gemeenschappen;
• te voldoen aan hun rapportageverplichtingen met concrete resultaten, zoals vrijwilligersuren en doelgroepimpact en;
• hun reputatie te versterken door zichtbaar maatschappelijk betrokken te zijn.

Hoe aantrekken én samenwerken?

• Organiseer vrijwilligersdagen of structurele projecten voor medewerkers.
• Lever meetbare resultaten, bruikbaar voor hun CSRD-rapportages.
• Vraag een financiële bijdrage voor jouw inzet. Het organiseren van een bedrijfsuitje, inclusief coördinatie en begeleiding, kost tijd. Daarnaast lever je waardevol materiaal op dat bedrijven direct kunnen gebruiken in hun verslaglegging. Meer informatie hierover vind je bij het thema fondsenwerving. 

Met deze aanpak bouw je duurzame partnerships en versterk je jouw impact én die van bedrijven.

Vergoedingen
Een passende vergoeding kan helpen om vrijwilligers aan te trekken en te behouden.

• In natura: start met vergoedingen in natura, zoals een groente- en fruitpakket. Dit benadrukt de connectie met jouw missie en biedt een tastbare blijk van waardering.
• Financieel: als vrijwilligers aangeven behoefte te hebben aan financiële ondersteuning, wees flexibel en kijk wat mogelijk is binnen je budget. Een kleine financiële vergoeding of alternatieven zoals Makkies (lokale munten in Amsterdam Oost) kunnen een goede oplossing zijn. 

Let op belastingregels voor 2025

Bij financiële vergoedingen is het belangrijk om binnen de belastingwetgeving te blijven. In 2025 gelden de volgende belastingvrije vergoedingen voor vrijwilligers:

• Voor vrijwilligers van 21 jaar en ouder:
  • maximaal €5,60 per uur;
  • tot een maximum van €210 per maand en;
  • een maximum van €2.100 per jaar.
• Voor vrijwilligers jonger dan 21 jaar:
  • maximaal €3,30 per uur;
  • tot een maximum van €210 per maand en;
  • een maximum van €2.100 per jaar.

Deze bedragen kunnen als belastingvrije vergoedingen worden gegeven zonder dat vrijwilligers deze als inkomsten hoeven op te geven. Zorg ervoor dat je binnen deze grenzen blijft, zodat vrijwilligers geen extra administratieve lasten ervaren. Als de vergoeding boven deze drempels komt, kunnen er fiscale gevolgen zijn en moet het als inkomen worden opgegeven.

Let op: zorgen van vrijwilligers

Vrijwilligers die het financieel moeilijker hebben, kiezen vaak voor een vergoeding in natura (bijvoorbeeld een groente- of fruitpakket) in plaats van een financiële vergoeding. Dit doen ze vaak uit schrik voor de gevolgen voor hun belastingaangifte of uitkering.

Tip: neem de tijd om de vrijwilligers goed uit te leggen hoe het zit met de belastingvrije vergoedingen. Zorg ervoor dat ze begrijpen dat vergoedingen binnen de wettelijke grenzen geen invloed hebben op hun uitkering of belastingaangifte, zodat ze zich niet onterecht zorgen hoeven maken.

Met een flexibele en goed doordachte aanpak zorg je ervoor dat vrijwilligers zich gewaardeerd voelen, zonder dat dit leidt tot financiële of administratieve complicaties.

Onboarden van vrijwilligers 

Stappenplan voor onboarding
Een gestructureerd en warm welkom zorgt ervoor dat nieuwe vrijwilligers zich snel thuis voelen en goed voorbereid aan de slag gaan.

1. Kennismakingsgesprek: begin met een informeel gesprek (telefonisch of via e-mail) om verwachtingen te bespreken en een eerste connectie te maken.
2. Warm welkom: organiseer een eerste fysieke ontmoeting waarin nieuwe vrijwilligers worden verwelkomd met koffie, thee en gezonde snacks. Creëer een ontspannen sfeer waarin ze vragen kunnen stellen en anderen kunnen ontmoeten.
3. Vrijwilligersovereenkomst: stel een overeenkomst op en bespreek dit bij de onboarding. Het contract omvat het volgende. 
   • Een afgebakende termijn. Wij hadden ervoor gekozen om een onbepaalde termijn te gebruiken, maar bij ontbinding betekende dat dat we iedereen nog na moesten mailen om de overeenkomst daadwerkelijk te beëindigen.
   • Een profielschets: wie is de ideale vrijwilliger voor jouw organisatie en welke verantwoordelijkheden en taken daarbij horen. 
   • Een gedragscode: duidelijke richtlijnen voor respectvol en professioneel gedrag. Deze code hebben we opgesteld naar aanleiding van een melding van pestgedrag. We zijn in gesprek gegaan met alle betrokkenen en werken sindsdien met heldere afspraken om een veilige en prettige omgeving te waarborgen.
   • Verzekeringsinformatie: waarom het belangrijk is dat vrijwilligers geregistreerd zijn.
   • Idealiter stel je een vrijwilligersovereenkomst op in meerdere talen, zodat je toegankelijk bent voor een breder publiek, waaronder anderstalige vrijwilligers. In het laatste jaar van onze stichting ontvingen we steeds meer aanvragen van expats. Vaak waren zij net naar Nederland verhuisd en nog op zoek naar werk, waardoor vrijwilligerswerk een zinvolle invulling van hun tijd bood. Anderen hadden al een baan, maar wilden actief bijdragen aan de samenleving door iets terug te doen.
4. Draaiboeken: zorg voor duidelijke draaiboeken waarin taken en verwachtingen helder zijn uitgelegd. Denk hierbij aan:
   • Meer uitleg over het takenpakket
   • Contactpersonen
   • Hoe verloopt een uitgiftemoment?

   Deze draaiboeken helpen vrijwilligers om hun taken snel eigen te maken en onzekerheden te voorkomen.

   Draaiboeken beheren: een veelvoorkomend probleem bij ons was het verlies van overzicht door een overvloed aan documenten. Houd draaiboeken en instructies up-to-date en centraliseer ze in een gedeelde map, zoals Google Drive of een vergelijkbaar platform. Dit voorkomt verwarring en maakt informatie makkelijk toegankelijk.

5. Communicatie: voeg nieuwe vrijwilligers toe aan een WhatsApp-groep of een ander communicatieplatform, zodat ze eenvoudig updates ontvangen en contact kunnen houden met andere teamleden. Zorg dat ze weten wie hun aanspreekpunt is voor vragen of problemen.

Begeleiding

Vrijwilligers vormen het kloppende hart van veel sociale initiatieven. Goede begeleiding en een respectvol voor iedereen zijn capaciteiten zijn essentieel om een fijne samenwerking te garanderen en een blijvende indruk achter te laten.

Wat hebben wij geleerd over de jaren heen? 

1. Heldere communicatie
   • Zorg dat vrijwilligers weten wie hun contactpersoon is en wat ze moeten doen bij afwezigheid.
   • Creëer een open sfeer waarin vrijwilligers zich comfortabel voelen om vragen te stellen of zich af te melden.
2. Houd het werk gevarieerd
   • Combineer verschillende taken, zoals het sorteren van goederen en het schoonmaken van kratten, om de werkzaamheden boeiend te houden.
   • Wissel af in teams en zorg voor sociale momenten, zoals een gezamenlijke koffiepauze.
   • Wees flexibel en laat vrijwilligers ook zelf met ideeën komen wat ze graag zouden doen.
3. Regelmatige incheck momenten
   • Organiseer periodieke gesprekken, vergelijkbaar met functioneringsgesprekken, om te peilen hoe de vrijwilliger zich voelt.
   • Gebruik deze momenten om feedback te geven, verbeterpunten te bespreken en de samenwerking te evalueren.
   • Gebruik WhatsApp-groepen om vrijwilligers te betrekken, leuke updates te delen of hen uit te nodigen voor evenementen.
4. Optimaliseer het planningssysteem
   • Voor kleinere organisaties kan Excel voldoende zijn om vrijwilligers in te plannen en te begeleiden. Bij groei is het echter aan te raden over te stappen naar een geavanceerder systeem. Overweeg betaalbare of gratis platforms met zelf-inplanningsmogelijkheden:
     1. Salesforce: wij hebben Salesforce aangeschaft en zijn gestart met de implementatie van dit CRM-systeem toen we dachten snel te groeien. Salesforce biedt uitgebreide mogelijkheden, zoals het zelf inplannen van vrijwilligers en het bijhouden van documenten. Echter, omdat we de verwachte groei niet hebben gehaald, bleek dit dure en complexe systeem uiteindelijk overbodig.
     2. Less Annoying CRM: na Salesforce zijn we overgestapt op Less Annoying CRM, een eenvoudiger en goedkoper systeem. Hoewel het minder functies heeft, bood het genoeg ondersteuning voor onze kleinere schaal. Voor de planning zijn we uiteindelijk verder gegaan met Excel.
     3. Timecounts: dit platform is specifiek ontworpen voor vrijwilligersbeheer. Het biedt functies zoals zelf-inplanningen, communicatieopties en het bijhouden van beschikbaarheid. Bovendien is het gebruiksvriendelijk en betaalbaar voor kleinere organisaties.
     4. Volgistics: een systeem dat veel gebruikt wordt door non-profits en kleine organisaties. Het biedt flexibele planningsopties, inclusief zelf-inplanningen en het is relatief betaalbaar.
   • Door je planningssysteem te optimaliseren, kun je efficiënter werken en vrijwilligers meer autonomie geven, wat bijdraagt aan een prettige samenwerking.
5. Waardering en dankbaarheid
   • Organiseer regelmatig activiteiten om vrijwilligers te bedanken, zoals een gezellige lunch, een borrel of simpelweg een kaartje.
   • Tip: de Vrijwilligerscentrale Amsterdam stelt elk jaar een bedankkaart op ter gelegenheid van de Dag van de Vrijwilliger (7 december, staat hij al in je agenda?!). Deze kaart kun je als basis gebruiken, vul hem wel persoonlijk in met een boodschap over wat je het meest waardeerde in hun bijdrage. Een persoonlijke noot maakt altijd het verschil!

Met oprechte waardering zorg je ervoor dat vrijwilligers zich verbonden voelen met jouw organisatie en gemotiveerd blijven om bij te dragen.

Afscheid

Het afscheid van een vrijwilliger is een belangrijk moment om hun inzet te waarderen en de samenwerking op een positieve manier af te sluiten. Of een vrijwilliger zelf stopt of de samenwerking niet langer werkt, een respectvolle en doordachte benadering is essentieel.

1. Respecteer het vrijwillige karakter
   Als een vrijwilliger besluit te stoppen, erken dan hun keuze. Faciliteer een afscheid dat recht doet aan hun inzet.
2. Wees duidelijk bij tegenvallend functioneren
   Mocht een vrijwilliger zich niet aan de afspraken houden of de samenwerking niet werken, neem dan zelf het initiatief om afscheid te nemen. Vrijwilligerswerk is geen verplichting, maar er wordt wel een engagement aangegaan waarop je mag bouwen.
3. Formele afsluiting

1. 1. Verstuur een officiële e-mail om de beëindiging van de overeenkomst te bevestigen.
   2. Bedank de vrijwilliger op een persoonlijke manier, bijvoorbeeld met een handgeschreven kaart of een klein cadeautje.
   3. Benoem specifiek wat hun bijdrage heeft betekend voor jouw organisatie of doelgroep.

Met een goed doordachte aanpak zorg je ervoor dat vrijwilligers zich gesteund voelen tijdens hun tijd bij jouw organisatie, en gewaardeerd blijven, zelfs na hun vertrek.